Reisekostenrichtlinie
1. Zweck der Richtlinie, Inkrafttreten
Diese Richtlinie regelt die Erstattung von Reisekosten durch die Deutschsprachige Mykologische Gesellschaft (DMykG), die im Rahmen der Wahrnehmung von Tätigkeiten für die DMykG entstehen und nicht von dritter Seite erstattet werden. Diese Richtlinie tritt am 1.10.2014 in Kraft.
2. Notwendigkeit einer Zusage der Kostenübernahme vor Reiseantritt
Reisekosten von Personen, die nicht Mitglied des Vorstands der DMykG sind, werden nur bei einer entsprechenden Zusage durch den Vorstand vor Reiseantritt und nur in der zugesagten Höhe erstattet.
3. Höhe der Kostenerstattung
Die entstandenen notwendigen Fahrkosten werden, soweit in der Zusage für die Kostenübernahme nicht explizit anders geregelt, wie folgt erstattet:
3.a. Nutzung der Bahn
Erstattet werden Kosten für die Bahnfahrt 2. Klasse mit evtl. anfallenden Kosten für Sitzplatzreservierung. Mögliche Fahrpreisermäßigungen (z. B. Sparpreise der DB, Nutzung der eigenen Bahncard wenn vorhanden) sollen ausgeschöpft werden.
3.b Flugreisen
Erstattet werden die Kosten für Flüge in der Economy-Klasse. Flugkosten bei einer Inlandsreise in Deutschland sind nur dann erstattungsfähig, wenn die Umstände des Einzelfalles die Benutzung des Flugzeuges notwendig machen oder die Kosten bei Benutzung anderer Beförderungsmittel höher wären.
3.c Reisen mit dem eigenen PKW
Erstattet werden eine Wegstreckenentschädigung von 0,30 €/km sowie anfallende Parkgebühren.
3.d Reisen mit anderen Verkehrsmitteln des ÖPNV
Erstattet werden Kosten für die Nutzung von Bus, UIS-Bahn, und ähnlichen öffentlichen Verkehrsmitteln.
3.e Nutzung von Taxis
Kosten für die Nutzung von Taxis werden im Regelfall bis maximal 30 EUR pro Fahrt erstattet. Die Nutzung von Taxis soll auf ein notwendiges Mindestmaß begrenzt werden.
4. Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten sollen 125,00 Euro pro Nacht nicht überschreiten. Höhere Übernachtungskosten bedürfen vorab einer Genehmigung durch den Vorstand. Die Kosten für Frühstück werden im Falle einer Übernachtung erstattet.
5. Andere Kosten
Tagegeld oder andere Kosten für Verpflegung werden nicht erstattet.
6. Maximale Kostenerstattung
Die maximale Kostenerstattung beträgt in der Regel 300 €. Eine Überschreitung in begründeten Ausnahmefällen erfordert eine vorherige Zustimmung der Kassenwartin/des Kassenwarts der DMykG bzw. bei Kosten über 500€ eine Zustimmung des Vorstands.
7. Erstattung der Kosten
Der Antrag auf Erstattung der Kosten ist spätestens 6 Monate nach Ende der Reise an die Kassenwartin/den Kassenwart der DMykG zu richten. Nach dieser First verfällt der Anspruch auf Erstattung. Dem Antrag auf Erstattung der Kosten müssen sämtliche Belege im Original beigefügt werden. Fotokopien können aus steuerrechtlichen Gründen nicht akzeptiert werden.
für den Vorstand der DMykG
gez. PD Dr Christina Hipler
Kassenwärtin der DMykG